jueves, 16 de marzo de 2017

Cuantas veces piensas que tienes la solución ?


Cada vez he de darme cuenta que la solución a los problemas esta en nosotros mismos, he leído mucha literatura acerca del manejo o administración de proyectos, pues mi experiencia en el área de construcción me ha impulsado a aprender de este tema.

Algunas empresas demuestran que la solución a los problemas es hacer de ellos una carga para alguien, es decir si aumenta la cantidad de trabajo simplemente recargan ese aumento al personal sin medir la capacidad que tiene cada persona para soportar ese aumento, por otra parte algo similar pasa cuando despiden o renuncia una persona...Adivinen que pasa con todas las responsabilidades que tenia esa persona a cargo?...pues si...es trasladada a las personas que siguen en la compañía.

"Hasta que momento, es esto bueno"? para la mente que lo hace?...
Pienso que, hasta cuando esta persona ve que su empresa se desmorona por el cansancio general de sus trabajadores, por la falta de motivacion de los mismos; pero tendrá esta situación una marcha reversible?

Anteriormente había leído y escuchado decir que la falta de liderazgo en las empresas las enferma, pude analizar desde afuera una empresa que tenia un grave problema, en menos de un año la mitad del personal administrativo había renunciado!!!

Ahora entiendo que es cierto, la falta de liderazgo en la Gerencia hizo que mucha gente renunciara pues ya no soportaban los sofocantes tratos y el mal ambiente laboral que existía.

Un ejemplo claro de la falta de liderazgo es la que tienen por ejemplo los Gerentes formados a la "old school" que yo llamo, pues dirigen a su gente como lo hacían antes con una autoridad de capataz, en la cual genera el "respeto" de sus empleados por medio de gritos y mal trato moral. Pongo "respeto" entre comillas por que realmente no lo es así, es temor lo que infunden.
Ahora diganme ustedes como una persona puede estar motivada a dar su mejor esfuerzo, ha ser eficiente, a dar lo mejor de si, con ese trato?. Creo que es dificil.

El poder aceptado a regañadientes, aunque sea legal y legítimo, es un poder impuesto, que se ejerce contra corriente y en algún momento se devolverán sus consecuencias con una gran fuerza.

El liderazgo no se impone se gana, la generosidad es un rasgo imprescindible de un líder, el verdadero líder no quiere el poder para vanagloriarse, para alimentar un absurdo e infantil ego. Usa su autoridad para unir y conseguir.

Estoy creando este blog para toda aquella persona, que vive o ha vivido situaciones en las que ha observado como las pequeñas decisiones realizadas ya sea por el dueño o gerente de la empresa han llevado al caos de la misma, deseo contarles aun mas, pero también me gustaría que compartieran sus enriquecedoras experiencias.

Frase de Heraclito:


El alma está teñida por el color de tus pensamientos.

Alberga sólo pensamientos coherentes con tus principios y que puedan soportar la más intensa luz del día.

El contenido de tu carácter es tu elección.

Día a día, lo que eliges, lo que piensas y lo que haces es en lo que te conviertes.

Tu integridad es tu destino… es la luz que guía tu camino.


****Relacionado a este tema; la falta de liderazgo, lo cual es el driver principal que hace que muchas empresas fracasen por su mal uso, Simon Sinek nos muestra en este sustancioso video la receta del liderazgo en un pequeño diagrama, llamado circulo dorado:


PORQUE FRACASAN LOS PROYECTOS

El fracaso viene a lo largo de todo el ciclo del Proyecto desde el Inicio hasta el fin cualquier fase del Proyecto está en riesgo de que generen el fracaso de todo el proyecto, en mi experiencia personal hablando de proyectos de construcción uno de los mayores problemas era el haber entendido el alcance pero principalmente era el ambiente en el que se iba a desarrollar el proyecto previo a la cotización del mismo, esto debía quedar bien claro previo a la cotización un error en los números podría generar grandes pérdidas a la utilidad de la empresa, recuerdo un proyecto en el que esto no se revisó adecuadamente y la cotización no contemplaba todos los tiempos muertos que iba generar tirar una tubería de detección de incendio encima de unos laboratorios, la tubería era pequeña el trabajo en teoría sencillo pero para entrar a cada uno de los cuartos se debía pedir permiso a cada uno de los encargados y eran muchos cuartos y los permisos no eran fáciles de dar por lo tanto algo que podría durar un tiempo ”X” allí duraba “3X”, el proyecto se ganó sin prever estos problemas de ambiente e involucrados en la cotización y una vez en la ejecución ya el proyecto estaba destinado al fracaso, las perdidas monetarias fueron realmente desmedidas.

Propiamente en la ejecución los problemas son varios aunque de los principales es el conocimiento del alcance de todos los que ejecutan el proyecto, constantemente pocos conocen el alcance ó en la mayoría de las veces todos conocen un poco de todo, esto genera problemas porque al final no se cumplen al 100% las expectativas del cliente, generando re-works que ocasionan costos a todos a todos los involucrados, el desconocimiento del alcance es un excelente ingrediente para que cualquier proyecto fracase.

La planificación es un pilar en la ejecución de proyectos, las proyecciones llevando un avance diario de ejecución nos plantean en escenarios (análisis de rendimientos) en los cuales podemos ir proyectando nuestras fechas estimadas de finalización, el tiempo es dinero por lo tanto es importante vigilarlo y no pasarnos de lo estimado, el no planificar destina simple y sencillamente al fracaso.

La comunicación debe ser el día a día de todos los involucrados, la razón por la que hay que comunicar lo que estamos desarrollando en nuestro proyecto de forma continua es que mantiene a todos en la misma jugada, por lo que todos saben cómo están en el camino de lograr los objetivos del proyecto y como es que está contribuyendo cada miembro del equipo, cuando se tienen que trabajar más duro y cuando no, o quienes necesitan ayuda para lograr que el resultado sea un éxito colectivo. Por ejemplo, si nadie sabe que el proyecto está saliendo fuera de control, entonces ¿qué posibilidades tienes de entregarlo a tiempo si no se comunica esto adecuadamente? la falta de comunicación es un fracaso inminente al proyecto.

El personal es el que mueve el proyecto sin este los proyectos no se ejecutan por lo tanto las personas deben ser recompensadas y reconocidas por sus esfuerzos a largo plazo, para estar motivadas. En resumen, necesitan sentirse valorados y sólo un verdadero líder puede hacer eso.


En retrospectiva, puedo comprender que en realidad, lo que ocasiona que los proyectos fracasen, es que no se gestionan…y punto. Es decir, no se emplea ninguna práctica para administrar, supervisar, controlar el proyecto, o las prácticas que se emplean son parciales, salidas del bronco pecho del gerente en turno. Es decir, empíricas y no basadas en algún estándar o metodología.

Cuando no se tiene una disciplina de ejecución de proyectos basada en algún estándar o conocimiento reconocido para gestionar proyectos, todo el conjunto de vicios se repiten de manera continua, es decir, no se tiene un cálculo de los costos ni de los beneficios del proyecto, por lo que no se tiene estimada la inversión adicional requerida en recursos para ejecutar el proyecto sin detener la operación; tampoco se tiene un cuerpo de gobierno que supervise de la manera debida el avance y desempeño del proyecto, etc.

Un proyecto es muy fácil que se convierta en un caos, por eso importante el CONTROL, se requiere de un sistema de medición porque no todos son capaces o desean hacer lo mejor para la organización. El sistema de medición debe evitar los comportamientos indeseables y motivar las acciones deseables. Debemos tratar de controlar la mayor cantidad de actividades de una forma eficiente. Claro!, el cliente puede cambiar el ámbito de aplicación cuando quiera, pero hay que controlarlo y asesorarlo para que logre el mayor beneficio, porque cuando la fecha límite se ha superado y el proyecto todavía no ha concluido debido a todas las solicitudes de cambio que hemos permitido, entonces nuestro cliente no va a estar contento con nuestro trabajo.

El cliente es el involucrado más importante aunque aunque no siempre tenga la razón, si no tienes a tu cliente informado regularmente, cuando necesites su apoyo estarás en problemas. Si tú necesitas que tu cliente te apruebe extender el cronograma, ampliar el presupuesto o mayores recursos de cualquier índole, entonces tienes que mantenerlos de tu lado en todo momento. Los clientes tienen que estar informados de las principales acciones y si llegamos a hacer que se sientan parte del equipo del proyecto, tendremos su aceptación plena.

El fin del proyecto debe conllevar un análisis de las lecciones aprendidas las cuales son una forma de lograr organizar una información para ser aprovechada en eventos que se enfrentarán en un mañana. Las experiencias vividas en el pasado pueden ser un aporte fundamental para la vida siempre y cuando se tenga una enseñanza que pueda ser aplicada en el futuro y así afrontar situaciones similares con una mejor preparación, mejores herramientas y elementos de juicio; para lograr este propósito es necesario disponer de la información inherente a esas situaciones para que se transmita a todos aquellos que puedan tener algún interés en llevar a cabo acciones similares de la manera más eficiente y óptima posible.

Principales beneficios de documentar las lecciones aprendidas en forma organizada:
  • Optimización de recursos.
  • Evitar sobrecostos.
  • Aprovechamiento de la experiencia.
  • Recopilación de información que habitualmente no se registra en bases de datos sino que queda en la mente de los actores.
  • Tener más tiempo para atender otros asuntos o sencillamente para y estar más tiempo con la familia.
  • Brindar seguridad y orientación a la hora dirigir un proyecto.

Las lecciones aprendidas son un activo intangible para la empresa y como tal deben ser tratadas. Se trata de tomar conciencia de las implicaciones de obtener la solución a un problema estableciendo un plan que vaya acorde a la estrategia de la organización y aprovechando todos los recursos posibles (especialmente la tecnología) con el fin de optimizar los procesos y en general la forma de trabajar en el día a día.
Quien no conoce y acepta los errores en sus proyectos esta condenado a repetirlos en los próximos.

Es interesante como de mi experiencia laboral anterior se pasa a otra con matices un poco diferentes, y logre aprender que tanto daño pueden hacer sin intención los directivos a una empresa y ahora entiendo la responsabilidad que debo tener aun mas en mi trabajo, no quisiese que debido a mi mala dirección pueda ocasionar problemas como los siguientes:
  1. Falta de objetivos: La falta de metas hace que nuestros colaboradores divaguen en el limbo, se sientan perdidos y perciban que se trabaja sin un rumbo definido, por eso es importante conocer a nuestros empleados y ayudarlos a desarrollarse como profesionales dentro de nuestra organización, puede ser que un ascenso de puesto no se de pero si una capacitación constante y con sentido hará que el trabajador entienda que el empleador se preocupa por él.
  2. Falta de retos: Los seres humanos somos por naturaleza competitivos, por lo que asumir nuevos retos causa motivación adicional, si hacemos siempre lo mismo obtendremos exactamente lo mismo, no debemos limitar a los trabajadores que quieren pensar afuera de caja "thinking out of the box" por el contrario debemos darles retos interesantes que los hagan cada día exigiesen mas.
  3. Ausencia de planes de desarrollo: Todo colaborador desea crecer como persona y como profesional. Al identificar que no existe este plan de desarrollo para su carrera en la empresa, se genera el sentimiento de no ser importante dentro de la estructura.
  4. Monotonía: Las tareas repetitivas generan estrés y aburrimiento, lo que causa que el empleado no espere nada nuevo en el día.
  5. El jefe no sabe escuchar: Los jefes tóxicos que solo saben apreciar lo que ellos hacen y no escuchan a sus colaboradores, provocan la decisión de no proponer nuevas ideas, pues el equipo siente que no serán tomadas en cuenta. Mas aun sus ideales son transmitidos a toda la organización y esto crea un contagio en toda la empresa provocando que todos los trabajadores vayan por la misma linea.
  6. Jefe incompetente: Cuando un jefe es ejemplo y líder para el equipo, genera un deseo de absorción de información que motiva a buscar mejores resultados. Por el contrario, cuando el jefe no demuestra capacidades para liderar esto crea en el empleado un alto grado de desmotivación.

Recordemos: un equipo altamente motivado nos permitirá retener talentos y potenciar recursos.


Un Gerente de Proyectos no es un Héroe:

El Gerente del proyecto, o líder de proyecto, no tiene por qué ser el héroe, ya que el proyecto es de la organización, los recursos a invertir y los beneficios no son del gerente. El gerente es solo un profesional, un funcionario que debe tener los conocimientos y los estándares para la ejecución del proyecto; de igual manera que los directivos deben tener los conocimientos y estándares para la supervisión del proyecto, para la supervisión del avance de la obra, de la evaluación de proyectos; de igual manera como cada uno de los involucrados en el proyecto, deben tener sus respectivos conocimientos y estándares para cumplir sus respectivas funciones.

Así que, no nos conviene seguir operando en el paradigma del héroe, operando empíricamente y sin los conocimientos debidos. Lo que se requiere para el éxito de los proyectos, es una estructura de gestión de proyectos madura, con políticas y procedimientos, apegada a estándares, auditable, y con todos los elementos que hacen de la “Administración,” una práctica profesional.

Un proyecto no es del Project Manager/Jefe de Proyecto/Director de Proyecto ni de la PMO. Los proyectos son de la Organización, y el éxito depende de la Organización.

Hace más de 20 años (1995), John Kotter, en su artículo "Leading Change: Why Transformation Efforts Fail", exponía el resultado de su experiencia con más de 100 empresas que habían realizado importantes proyectos de transformación. Su propuesta para que un proyecto de cambio sea exitoso se puede resumir en: la necesidad de contar con un liderazgo que impulse el cambio en la organización (Sponsorship), la necesidad de comunicar adecuadamente el cambio (Stakeholder Management) y la necesidad de consolidar e "institucionalizar" el cambio una vez realizado.

MISIÓN, VISIÓN Y VALORES PERSONALES

Misión

Ser una persona con mucho amor, fé y esperanza en todo lo que realice, ser feliz, amable y sobre todo muy gentil,  realizar cambios positivos para mi propia vida a manera de obtener mejores  resultados. Valorar a las personas para crear valor, apoyándome en el diseño de una gestión abierta a escuchar.

Visión

Trabajar para mí, para mi familia y ayudar a través de mi conocimiento a los demás.  Emprender mi propio negocio y en unos años trabajar solamente para mi empresa. Quiero causar efectos positivos en la vida de los  demás. Demostrarme a mí mismo que si puedo seguir avanzando, de manera  que pueda sentirme orgulloso de mis logros.

Valores
  • El Respeto: Al practicarlo demuestro como quiero que me traten los demás.
  • Disciplina: es un valor difícil de adquirir, es quizás la base y el fundamento de una buena vida. Cuando tenemos disciplina, podemos enfocarnos en lograr nuestros sueños y metas fácilmente. Cuando no hay disciplina con la vida propia, usualmente terminamos ayudándole a otro a alcanzar sus sueños, olvidándonos de que tenemos un gran potencial para ser quienes queramos ser. Es duro aceptar esta realidad, pero los empleados y personas que enriquecen a otros, se encuentran en un lugar de conformismo, ilusión de seguridad y aceptación con base en la falta de disciplina. Muchos temen iniciar un nuevo negocio que les puede brindar libertad financiera, simplemente porque saben que no tendrían disciplina como para llevarlo al éxito.
  • Pasión: no es solo trabajar para vivir, sino sentir pasión por lo que hacemos, en este mundo que evoluciona cada día a pasos agigantados debemos dar más, ser mejores, tener empatía, ser honestos y sobre todo amar lo que hacemos.
  • Humildad: Para aceptar las cosas como son y no como yo quiero que sean
  • Amor: Como ser humano me inspiro con libertad y expreso mis sentimientos,  ideas y  emociones.
  • Confianza: Para lograr mis metas.
  • Dominio Propio: Tomar mis propias decisiones sin necesidad de que alguien  decida por mí, tener presente de que si quiero algo, puedo lograrlo.
  • Originalidad: Aceptarme como soy y darle uso a mis cualidades.
Me gusto plasmar en este blog mi Visión, Misión y Valores personales, es importante que tomemos un tiempo para analizar los de cada uno.

El Circo de la Mariposa

El Circo de las Mariposas es un poético y motivador cortometraje con un maravilloso mensaje de superación personal que nos enseña algunos de los principios y valores más importantes de los seres humanos: el amor, el poder, la dignidad, la determinación y el coraje.

Al analizar este filme y visualizando el tema de gerenciamiento, vemos como la figura de un líder se muestra a grandes rasgos con la representación del dueño del circo, este personaje ve en Will la persona maravillosa que es, a pesar de que cuando lo conoció no lo era, esto es una gran cualidad del líder verdadero el cual observa fácilmente las cualidades de las personas y hace que la gente se dé cuenta de ellas.
De igual forma un líder ayuda a que las personas no solo se den cuenta de sus cualidades si no que ayuda que ellas mismas las exploten es así como en la escena del rio a pesar de que el dueño del circo observo que Will estaba en el suelo tratando de pasar el rio, él creía en Will y sabía que podía superar ese reto, es así como le enseña que es capaz de hacer cualquier cosa si se lo propone.
Otro aspecto importante y que me genera gran asombro es lo diferente que era el circo de la mariposa respecto a los demás circos, si se dan cuenta en el video se marca esto mucho, es así como las empresas deben innovar en cuestión a sus servicios o productos el circo de las mariposas por ejemplo se enfoco en la parte artística en mostrar arte mientras que los demás circos solo mostraban fenómenos. Es por esta razón que por ejemplo, actualmente el “Cirque du soleil” es uno de los circos más famosos del mundo.
Este video nos ayuda a reflexionar si estamos haciendo lo mismo de la competencia o si realmente somos innovadores en nuestras empresas de igual forma nos ayuda a saber si somos de la clase de líder del circo de la mariposa o somos de la clase de los demás circos.

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